Протоколист

Прием документов от структурных подразделений и их своевременное предоставление на подпись руководителю, обратная связь;
Административная поддержка руководителя;
Оперативное согласование документов в системе "1С: Документооборот";
Взаимодействие со всеми службами филиала;
Сопровождение деловой переписки;
Ведение протоколов совещаний и контроль исполнения поручений;
Подготовка отчетных материалов;
Соблюдение порядка хранения и использования технической и служебной документации;
Встреча и сопровождение посетителей;
Заказ пропусков;
Чай, кофе руководителю и гостям (при необходимости).

Ведение протоколов строительных совещаний на объекте;
Формирование, согласование, утверждение протоколов, доведение протоколов совещаний до сведения участников совещания и иных заинтересованных лиц;
Контроль исполнения решений протоколов (еженедельный отчет Заказчику по имеющимся протоколам внешних совещаний);
Организация совещаний (оповещение участников);
Административная поддержка руководящего состава на объекте строительства (оперативное получение и распределение информации по строительству каждого дома по запросу вышестоящего руководства, ежедневное формирование отчетов по численности рабочих, видах работ (включая подрядные организации);
Содействие начальникам участков в формировании еженедельной отчетности по строительству объектов (в т. ч. актуализация графиков завершения строительства);
Деловая переписка с Заказчиком, подрядчиками, структурными подразделениями компании;
Формирование заявок на закупку ТМЦ для нужд строительства и обслуживания бытового городка, отслеживание поступлений;
Заказ пропусков путем коммуникаций со службой охраны объекта;
Адаптация новых сотрудников;
Контроль работы обслуживающего персонала.

Прием и распределение звонков, вх./исх, корреспонденция, работа с МОСЭДО, взаимодействие с Заказчиками, вызов подрядчиков, представителей контролирующих организаций на объекта строительства, организация совещаний, наполнение сайта, заказ сувенирной продукции, создание презентаций в power point, подготовка документов для участия в тендерах, контроль исполнения поручений руководителя, оперативный поиск и предоставление необходимой информации по запросу руководителя, обеспечение жизнедеятельности офиса, актуализация списка поздравляемых лиц (сотрудников, руководящего состава контрагентов), контроль работы курьера, уборщицы.

Контроль исполнения поручений руководителей отделов Департамента проектных работ (постановка задач сотрудникам в СЭД корпоративного интернет-портала на правах делегирования полномочий от начальника Департамента);
Ежедневное предоставление информации начальнику ДПР по критичным задачам Департамента;
Предоставление отчетов по требованию руководителя;
Планирование рабочего дня руководителя;
Организация участия в выставках представителей Департамента;
Ведение протоколов внутренних и внешних совещаний (с последующей постановкой задач ответственным лицам);
Своевременное предоставление документов (писем, приказов, заявлений, рабочей и проектной документации)на подпись руководителю;
Подготовка ответов на письма, служебные записки (внутренним и внешним контрагентам);
Обеспечение Департамента мебелью, канцтоварами и расходными материалами (в программе "1С: УСО");
Предоставление информации Финансовому Департаменту по планируемому бюджету ДПР на месяц, год;
Участие в инвентаризациях;
Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников Департамента (113 человек) и предоставление в Департамент персонала;
Контроль исполнительской дисциплины сотрудников Департамента.

Ведение документации, прием и регистрация корреспонденции;
Прием и распределение телефонных звонков;
Прием посетителей, заказ пропусков;
Планирование рабочего дня руководителя;
Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, контроль исполнения поручений;
Взаимодействие с заказчиками, подрядчиками;
Подготовка тендерной документации;
Организация и подготовка переговоров, совещаний, ведение протокола совещаний;
Осуществление сбора необходимой руководителю информации, подготовка требуемой отчетности;
Выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;
Решение административных вопросов в пределах своей компетенции;
Обеспечение офиса канцелярскими и иными товарно-материальными ценностями;
Подбор персонала;
Ведение табеля учета рабочего времени административного аппарата;
Работа с оргтехникой.